Privacy reglement

De bescherming van uw en onze privacy is belangrijk voor Woningstichting Heteren. Persoonlijke gegevens behandelen en beveiligen we met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Dit geldt zowel voor gegevens van (oud-) huurders en overige bewoners, als voor woningzoekenden, kopers en eenieder werkzaam voor Woningstichting Heteren.

Woningstichting Heteren is een sociale verhuurder. Dit betekent dat wij ons primair inzetten voor betaalbare huisvesting voor inkomensgroepen die niet volledig zelfstandig in hun huisvesting kunnen voorzien. Het huisvesten van onze doelgroep is onze primaire taak.

Om deze taak goed uit te kunnen voeren verzamelen wij gegevens, waaronder persoonsgegevens, van eenieder die een woning, garage of bedrijfspand bij Woningstichting Heteren wil huren en/of kopen. Heeft u op een andere manier contact met ons? Ook dan leggen wij uw gegevens vast.

Met dit Privacy Reglement wil Woningstichting Heteren transparant zijn over welke informatie wij vastleggen, waarvoor deze informatie gebruikt wordt en hoe lang deze informatie bewaard wordt. Wij gaan zorgvuldig met persoonsgegevens om, en nemen voorzorgsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Dit alles in overeenstemming met de wet.

Begrippen

Persoonsgegevens: Persoonsgegevens zijn alle gegevens die zo kenmerkend zijn voor een bepaalde persoon dat hij/zij aan de hand van die gegevens kan worden geïdentificeerd. Hoofdregel is dat een persoon identificeerbaar is als zijn identiteit zonder onevenredige inspanning vastgesteld kan worden. 
 
Betrokkene: Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, noemen wij in dit reglement de 'betrokkene'. 
 
Verantwoordelijke:  Woningstichting Heteren, Onze Lieve Vrouwestraat 39, 6666 AK Heteren; degene die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vastlegt.
 
Verwerking: Elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens is aan te merken als een verwerking van persoonsgegevens. Een actieve wijziging (bewerking) is dus niet vereist om onder de term 'verwerking' te vallen. Ook het verzamelen, inzien, wijzigen, opvragen, gebruiken, verspreiden, afschermen, koppelen, uitwissen of vernietigen van gegevens is een verwerking. Volledig geautomatiseerde handelingen kunnen ook worden aangemerkt als een verwerking. 
 
Derde(n): Een ander dan de betrokkene of de verantwoordelijke.

Met welk doel en op welke manier worden gegevens verzameld?

Wij verwerken persoonsgegevens voor activiteiten die nodig zijn om onze diensten goed uit te kunnen voeren. Hieronder verstaan we:

  • woningen aanbieden en zorg dragen voor een eerlijke woonruimteverdeling, 
  • woningen beheren en onderhouden,
  • overlast en onrechtmatige bewoning tegengaan,
  • zorgen voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving,
  • het aangaan, uitvoeren en toezien op huur,- sloop- en andere overeenkomsten die samenhangen met het beheer en de verhuur,
  • informatie verzamelen voor beleidsdoeleinden en managementrapportages.

Om deze activiteiten goed uit te kunnen voeren, werken we eventueel samen met derden. Die doen we alleen als dat nodig is en als het past binnen onze doelstelling.

Persoonsgegevens die Woningstichting Heteren nodig heeft, worden door de betrokkene aangeleverd die een overeenkomst aan wil gaan met Woningstichting Heteren. Gegevens kunnen op papier bij een medewerker van Woningstichting Heteren, of digitaal aangeleverd worden. Digitaal kan dit via e-mail of via het woningtoewijzing systeem van Entree. De betrokkene kan documenten uploaden via het systeem van Entree.

Welke gegevens worden verzameld?

Wanneer een huurovereenkomst afgesloten wordt met Woningstichting Heteren, dan zijn gegevens nodig die noodzakelijk zijn voor de woningtoewijzing aan betrokkene en de huuradministratie van Woningstichting Heteren. Hieronder vallen bijvoorbeeld naam, adres, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, en inkomensgegevens voor het berekenen en vastleggen van de relatie tussen inkomsten en uitgaven. Ook zullen wij betrokkene vragen de woonhistorie aan te leveren zoals bij de gemeente bekend is. Is er een overeenkomst aangegaan dan zal, naast bovengenoemde gegevens, ook informatie worden geregistreerd wanneer er sprake is van overlast of huurachterstand.

Hoe lang worden deze gegevens bewaard?

Persoonsgegevens zullen niet langer bewaard worden dan wettelijk is toegestaan, en niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van gegevens. Dit kan in de praktijk betekenen dat voor verschillende documenten, verschillende bewaartermijnen gehanteerd worden.

Hoe worden deze gegevens bewaard en beveiligd?

Medewerkers van Woningstichting Heteren zijn verplicht tot het geheim houden van persoonsgegevens. Om gegevens beveiligd te bewaren maken wij gebruik van technische systemen die voldoen aan de minimale eisen op het gebied van wet- en regelgeving. Deze technische systemen worden regelmatig gecontroleerd en indien nodig aangepast aan de nieuwste techniek. 

Het register van verwerkingsactiviteiten

Voor alle persoonsgegevens die Woningstichting Heteren vraagt en ontvangt, wordt een register bijgehouden van verwerking. In dit register is opgenomen welke gegevens binnenkomen en waarvoor deze gebruikt worden.

Het verstrekken van gegevens aan derden

Woningstichting Heteren werkt samen met een aantal bedrijven, bijvoorbeeld om in het onderhoud van de woning te voorzien. Met deze derden is een verwerkerovereenkomst afgesloten waarin uiteengezet is welke gegevens ontvangen worden, en voor welke doeleinden deze gegevens uitsluitend gebruikt mogen worden. Ook wordt hierin de bewaartermijn en beveiliging van de gegevens opgenomen.

Rechten

Betrokkene heeft altijd het recht om een kopie op te vragen van gegevens die bekend zijn bij Woningstichting Heteren en deze gegevens te laten corrigeren, bijwerken of verwijderen. Een aanvraag hiervoor kan schriftelijk ingediend worden aan Woningstichting Heteren, Postbus 10, 6666 ZG Heteren.
Woningstichting Heteren zal uw verzoek in behandeling nemen en u binnen een maand na ontvangst hierover informeren.

Wijzigingen in dit Privacy Reglement

Woningstichting Heteren behoudt zich het recht voor om van tijd tot tijd wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Reglement zodat het reglement voldoet aan wet- en regelgeving. Wijzigingen worden via de website bekend gemaakt. Wij adviseren u om regelmatig het Privacy Reglement van Woningstichting Heteren te bekijken.

Vragen?

Zijn er vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens? Neem gerust contact met ons op. We zijn bereikbaar tijdens kantooruren via telefoonnummer 026- 479 04 90 of stuur ons een bericht via e-mailadres: info@wst-heteren.nl.

Cookie beleid
Een cookie is een klein tekstbestandje dat een website op uw computer, tablet of smartphone zet op het moment dat u de site bezoekt. In de cookie worden gebruikersinstellingen, unieke nummers en dergelijke opgeslagen. Zo zorgt de cookie er bijvoorbeeld voor dat u ingelogd blijft terwijl u een site gebruikt. Ook kan worden vastgelegd welke pagina’s u heeft bezocht of op welke links u heeft geklikt.
Wij gebruiken op onze website cookies om anonieme gegevens te verzamelen over het gebruik van onze website. Het gaat hierbij om functionele en analytische cookies. De verzamelde gegevens kunnen we gebruiken om onze website te verbeteren.